دسته بندی ها
کاربرد فناوری اطلاعات در مدیریت کسب و کار
فناوری اطلاعات یا IT جزء اصلی مدیریت کسبوکار دنیای امروز است، فارغ از اینکه چه نوع بنگاهی را مدیریت می‌کنید. وقتی از کامپیوتر برای هر گونه فعالیتی اعم از ذخیرهسازی، انتقال، بازیابی یا ارسال اطلاعات استفاده می‌کنید، میتوانید با کمک تکنولوژی اطلاعات و اپلیکیشن‌های کامپیوتری، کسبوکارتان را با دقت و کارایی بیشتری مدیریت کنید.
ذخیرهسازی
اطلاعات کسبوکار شما مانند موجودی، فروش، دریافتنی‌ها و پرداختنی‌ها میتواند در نرم افزارهای اکسل، Open Office یا برنامههای مشابه ذخیره شود. نرم افزارهای حسابداری، اطلاعات مربوط به لیست حقوق، سوابق مالیاتی و دادههای خاص شرکت را ذخیره میکنند. به محض اینکه با یکی از این برنامه‌ها آشنا شوید، فراموش می‌کنید که قبلا چگونه بدون استفاده از این نرم افزارها کار می‌کردید. با استفاده از تکنولوژی اطلاعات برای اسکن کردن و ذخیرهسازی فایل‌های قدیمی مربوط به اطلاعات پرسنل و مالیات‌ها، میتوانید فضای فیزیکی شرکتتان را نیز توسعه دهید.
بازاریابی
امروزه اینترنت نقشی حیاتی در اداره کسبوکارهای بزرگ و کوچک ایفا میکند. با حضور اینترنتی، شرکت شما میتواند سفارش دریافت کند، کالاهای اولیه خریداری کند، فروش مازاد داشته باشد و حتی برخی مبادلات را کاملا به صورت آنلاین انجام دهد. یکی از ابزارهای بازاریابی که از تکنولوژی اطلاعات بهره میبرد، Quick Response یا QR است. این برنامه از قدرتمندترین برنامههای اسکن و خواندن بارکد محصولات و معرفی نزدیکترین فروشگاه به محصول مورد نظر است. با این اسکن شما میتوانید آدرس وب سایت شرکتتان را با هر متن انتخابی، تبلیغ کنید.
بهره وری
سیستمهای سادهسازی شده گردش کار و فضاهای کاری مشارکتی، بهرهوری را در شرکتها افزایش میدهند و شرایطی را برای کارمندان به وجود میآورند که حجم کاری بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهند. سیستمهای IT را میتوان برای اتوماتیکسازی کارهای جاری، ساده کردن فرآیند تحلیل داده و ذخیرهسازی داده به شکلی که بازیابی آن در آینده آسان باشد، استفاده کرد.
مزیت رقابتی
استفاده از منابع فناوری اطلاعات باعث میشود شرکتها بتوانند در برابر رقبای خود مزیت رقابتی به دست آورند. شرکتهایی که از یک استراتژی دست اول استفاده میکنند، میتوانند فناوری اطلاعات را برای ایجاد محصولات جدید، شناساندن محصولاتشان به بازار موجود یا توسعه خدمات به مشتریان به‌کار گیرند. شرکتهایی که استراتژی تولید محصول کم هزینه را دنبال میکنند، میتوانند برای کاهش هزینههای خود از طریق افزایش بهرهوری و کاهش نیاز به نیروی کار اضافه و هزینه های مربوط به آن، از راهکارهای IT استفاده کنند.
بازدهی اقتصادی
شرکتها میتوانند با مهار منابع فناوری اطلاعات، هزینههای خود را کاهش دهند. استفاده از زیرساختهای IT باعث میشود کارهای زائد در یک منطقه متمرکز شود. به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ میتواند وظیفه پرداخت حقوق را در یک موقعیت متمرکز کند تا هزینه نیروی کار را کاهش دهد. همچنین بازدهی اقتصادی را میتوان با انتقال عملکردهای پرهزینه کاری به فضای اینترنت، درک کرد. سادهترین مثال این است که شرکتها به جای استفاده از سرویسهای تلفنی پشتیبانی مشتری، میتوانند از طریق ایمیل با مشتریان در ارتباط باشند که هزینه بسیار کمتری برای آنها خواهد داشت. همچنین صرفهجویی در هزینهها از طریق فرصتهای برون‌سپاری و گزینههای دورکاری امکانپذیر است.
روشهای مدیریت تکنولوژی در کسب وکار
متخصصین IT که مسئول خرید، نصب و پشتیبانی تکنولوژی ارتباطات و کامپیوتر هستند، باید طرحی را برای مدیریت صحیح نوسازی مجوزها، تعمیر تجهیزات قدیمی و ارتقای نرم افزارها ایجاد کنند. سازمانهای بزرگ و کوچک با مشکلات زیادی در رابطه با مدیریت تکنولوژی کسب وکار (BTM) دست و پنجه نرم میکنند. کسبوکارهای کوچک ممکن است بودجه کافی برای استخدام کارمندان IT تمام وقت نداشته باشند. یک طرح BTM میتواند اجزای مدیریت IT را برای این کسبوکارها سادهسازی کند.
برون‌سپاری پشتیبانی
آن دسته از شرکتهایی که توانایی مالی برای استخدام یک متخصص IT به صورت تمام وقت ندارند، میتوانند این نیاز خود را برون‌سپاری کنند. فرد مورد نظر، بر اساس یک قرارداد ماهانه یا سالانه، از بیرون شرکت پشتیبانی 24 ساعته ارایه میدهد. برخی شرکتها حتی سرورهای خارجی برای کارمندان خود تهیه میکنند و ارتقای کلیه نرم‌افزارها را به همین روش از راه دور انجام میدهند. مدیران یا صاحبان کسبوکار وقتی به دنبال یک سرویس‌دهنده میگردند، باید از تجربیات دیگران در این زمینه استفاده کنند.
هم‌مکانی سرور
بسیاری از شرکتهای آمریکایی سرویسهای هم‌مکانی سرور ارایه میدهند، طوری که کسبوکارهای کوچک هم میتوانند از تکنولوژی مدرن و ظرفیتهای مدیریتی مشابه بنگاههای بزرگ استفاده کنند. در اکثر موارد، شرکتها سرور، نرم‌افزار مربوط و تجهیزات جانبی را تهیه میکنند. مرکز هم‌مکانی، موقعیت مکانی امن و متناسب با شرایط آب و هوایی را برای این تجهیزات با سخت افزار 24 ساعته و پشتیبانی از راه دور فراهم میکند. شرکتهایی که خدمات هم‌مکانی ارایه میدهند، استاندارها و ملزومات مشخصی برای سرورها و تجهیزات همراه با آن، تعیین میکنند. این شرکتها همچنین امکان دسترسی اینترنت با پهنای باند وسیع را ایجاد میکنند.
میزبانی وب، به‌صورت سرور اختصاصی مجازی
در گذشته، کسبوکارهای کوچک بدون بودجه گسترده IT مجبور بودند از خدمات میزبانی مشترک برای وب سایتهای خود استفاده کنند و یا بار مالی زیاد میزبانی اختصاصی داخلی را برای سایتهایشان تحمل کنند. ظهور میزبانی وب به صورت سرورهای اختصاصی مجازی، این شرایط را تغییر داد. شرکتها در ازای مبلغی ماهانه یا سالانه، از یک سرور اختصاصی مجازی استفاده میکنند. این سرورهای قدرتمند میتوانند چند سیستم عامل را هم‌زمان اداره کنند. از آنجایی که اين شرکتها دیگر مجبور نیستند از چند منبع مشترک استفاده کنند، میتوانند میزبان چندین وب سایت باشند و هر تعداد اپلیکیشن را بر روی سرور مجازی خود دانلود کنند، بدون اینکه سرعت کار آنها پایین بیاید.
چگونگی توسعه دادههای کسبوکار در تکنولوژی اطلاعات
ارزش فناوری اطلاعات، کاملا وابسته به کیفیت دادههایی است که در آن پردازش میشوند. جمعآوری و تلفیق داده در پروژههای IT بسیار پیچیدهتر از آن است که کسبوکارها بتوانند درک کنند. بنابراین فرآیند مدیریت داده را به مراحل مجزایی تقسیم کنید تا بتوانید بهترین نتایج را برای کسبوکار و بالاترین میزان بازگشت سرمایه به دست آورید:
مرحله 1
فرآیند کسبوکار را از نزدیک زیر نظر بگیرید. اگر نتوانید اطلاعات کسبوکار را بسنجید، نمیتوانید طبق آن عمل کنید. همچنین اگر کیفیت اطلاعات کسبوکارتان را به اندازه کافی تعیین نکرده باشید، نمیتوانید این اطلاعات را بسنجید.
مرحله 2
دادهها را به طور کامل و بدون جلب توجه جمعآوری کنید. منظور از کامل، یعنی شما تکنیکهای جمعآوری اطلاعات را بررسی کردهاید و هیچ یک از اطلاعاتی که میسنجید در فرآیند جمعآوری دادهها، نادیده گرفته نمیشوند. اگر بین دادههای از بین رفته و عملکرد کسبوکار رابطه متقابلی وجود داشته باشد، پس دادههای باقی ماندهای که در دست شما است، مخدوش میشوند.
منظور از بدون جلب توجه کردن این است که نیازی نیست کارمندان شما زمان زیادی را برای مستندسازی فرآیند جمعآوری داده صرف کنند، چون این کار بهرهوری آنها را پایین میآورد و به اشتباهات دادهای زیادی منجر میشود. اطلاعات را در هر زمان که ممکن است، به صورت بیاختیار جمعآوری کنید. مثلا نیازی نیست از کارمندتان بخواهید قراردادهای جدید را بر روی یک گزارش تصویری دستی پیگیری کند، بلکه سیاستی را اتخاذ کنید که هر قرارداد جدید به صورت خودکار در راهنمای کامپیوتری شما ذخیره شود و برای رسیدگی به آنها از یک سند کامپیوتری بر اساس یک مبنای منظم استفاده کنید.
مرحله 3
دادهها را عادیسازی کنید. عادیسازی دادهها به عنوان یک مفهوم IT یعنی همه دادهها را به یک شکل ثبت و ذخیره کنید. مثلا اگر لیست اطلاعات یک کارمند را بررسی کنید، متوجه میشوید که ویلیام باتسون و بیل باتسون، نام یک نفر است، اما اگر هر دو اسم وارد یک پایگاه داده شود، این فرد برای یک خریدی که انجام داده دو فاکتور دریافت خواهد کرد. یا مثلا تاریخ 1 ژوییه 2012 با 7/1/2012 از نظر آمریکاییها یکی است، اما اگر 7/1/2012 به یک پایگاه داده در آلمان منتقل شود، 7 ژانویه 2012 خوانده میشود.
بنابراین جمعآوری دادهها را هر زمان که ممکن است، اتوماتیکسازی کنید، چون خروجی کامپیوتر به طور طبیعی عادیسازی شده است. در مورد دادههای جمعآوری شده و وارد شده توسط انسان، مطمئن شوید که کارمندانتان استانداردهای عادیسازی و اهمیت آن را میدانند.
مرحله 4
دادهها را تحلیل کنید. اگر دادههایی را که جمعآوری کردهاید، استفاده نکنید و هیچ اقدامی بر اساس آنها انجام ندهید، انگیزه و هدفی برای این فرآیند در کسبوکارتان نخواهید داشت. اما اقدامات شما ناشی از شناخت واقعی دادههای خام و نیز منطق کسبوکار مورد استفاده با مدلهای تحلیل شما است.
مرحله 5
کل فرآیند را بر اساس یک مبنای منظم مرور کنید. تحلیل کسبوکار باید به بروز ایدههای جدید برای فرآیندهای تحت نظارت شما منجر شود؛ فرآیندهایی که نیازمند شیوههای جدید جمعآوری داده و استانداردهای جدید عادیسازی هستند.
هر یک از مراحل بالا را میتوانید در طول زمان توسعه دهید تا اطمینان حاصل کنید سرمایهگذاری شما در فناوری اطلاعات به بیشترین حد خود رسیده است.