دسته بندی ها
حسابداري کارآمد در مديريت کسب و کار
امروزه مديران آنقدر درگير مسائل جديد در عرصه مديريت کسب و کار شده اند و آنقدر مديريت شاخه ها و زيرشاخه هاي تازه پيدا کرده است، که اغلب منصب هاي قديمي تري مثل حسابداري ناديده گرفته مي شوند.
اين مديران (بعضا تازه کار) فراموش مي کنند که مجموعه عوامل دست اندرکار به موفقيت شرکت خواهد انجاميد و بي شک، يکي از مهم ترين عوامل موفقيت يک شرکت استفاده از روش هاي حسابداري کارآمد است، آن هم فارغ از اينکه آن شرکت (کوچک يا بزرگ) در چه حيطه اي فعاليت دارد. فکر نکنيد منظورم از کلمه حسابداري چيز خيلي عجيب و غريبي است. حسابداري همانقدر براي يک مغازه محلي کوچک ضروري است که براي حسابرسي در امور مملکتي. البته حجم کار در اين دو مثال با هم متفاوت است اما ماهيت و ضرروت يکساني دارند. به بيان ديگر، وقتي شرکتي نمي تواند حساب هاي مالي خود را به خوبي ثبت و بايگاني کند، مثل اين است که دارند به عمد با «چشم هاي بسته» و سرعت بالاماشين مسابقه شان را مي رانند و انتظار دارند که برنده هم بشوند. اين افراد (مديران) فقط سرعت را به عنوان عامل موفقيت پذيرفته اند و عوامل ديگر را حذف کرده اند. شايد براي لحظات اندکي همه چيز خوب پيش برود و شما احساس کنيد داريد برنده مي شويد، اما ناگهان تصادف خواهيد کرد و تمام ماشين مسابقه تان در آتش خواهد سوخت، آن هم آتشي که خودتان به عمد و از روي سهل انگاري ايجاد کرديد. اکثر شرکت هاي بزرگ يا کسب و کارهاي کوچک ثبت دقيق تر حساب هايشان را در دستور برنامه خود دارند به شيوه ها و روش هاي بهينه حسابداري توجه خاص دارند. اما باز هم ناگهان چند ورق فاکتور اين طرف و آن طرف، يا زير ميز کارشان پيدا مي کنند و در نهايت اين کاغذها آنقدر روي هم انباشته مي شوند که دست آخر ميز کارشان زير رسيد و فاکتور فروش دفن مي شود و مي بينند در حسابداري شکست خورده اند. شايد کمي اغراق آميز به نظر برسد، اما در واقعيت همين طور است. حتما بايد ايرادي در کار باشد.
معمولافکر مي کنيم سخت ترين و دشوارترين راه هميشه به موفقيت مي انجامد. اغلب مردم بر اين باور هستند که اگر زجر بيشتري در انجام يک کار بکشند دست آخر موفق مي شوند. آنها رنج را شرط لازم موفقيت مي دانند. از اين رو، کار را براي خود سخت مي کنند. قضيه ثبت حساب ها و اسناد مالي نيز به همين صورت است. اگر کمي حوصله و ابتکار به خرج دهيم مي توانيم به آسان ترين روش ها حساب هاي خود را ثبت و بايگاني کنيم، بدون اينکه حتي کوچک ترين ضرري به شرکت وارد شود يا وقت و هزينه اضافه هدر رود. در واقع قصد داريم با معرفي چند راهکار در اينجا توجه مديران را به لزوم حسابداري کارآمد جلب کنيم و از سوي ديگر کاري کنيم که در وقت و هزينه هاي شرکتتان صرفه جويي نيز بشود.
1. با تکنولوژي آشتي کنيد.
يا اگر با تکنولوژي آشتي هستيد، سعي کنيد همراه با آن جلو برويد و اين را در کارتان نيز رعايت کنيد. همگام شدن با تکنولوژي يکي از مهم ترين شروط مديريت نوين است. نرم افزارهاي جديدي مخصوص حسابداري و بايگاني طراحي شده اند. کامپيوترهاي شرکت، خصوصا بخش حسابداري را به روز کنيد. نبايد تصور کنيم هميشه کهنه ترين و از کارافتاده ترين دستگاه را بايد به حسابدارهايمان بدهيم. جلب مشتري با ايجاد ظاهري تکنولوژيک براي مشتري کافي است اما براي موفقيت همه جانبه در کار کافي نيست.
نترسيد از اينکه نرم افزارهاي جديد دشواري ها و درد سرهاي جديد برايتان ايجاد خواهند کرد. مساله فقط به روز کردن عادت است چيزهاي نو خودشان دوباره به عادت بدل مي شوند. به خاطر بسپاريد که اين هم بخشي از پيشرفت کاري شما به حساب مي آيد. بعضي از نرم افزارها مي توانند به طور اتوماتيک حساب ها و مخارج را در فايل هاي دسته بندي شده مرتب کنند. در صورت استفاده از اين نرم افزارها، ديگر مجبور نخواهيد بود جزء به جزء اطلاعات هر حساب و هزينه را تک تک در برگه هاي رسيد تايپ کنيد و فاکتورهاي چاپ شده شان را در پوشه ها نگهداري كنيد. مقايسه روش قديمي و روش هاي نرم افزاري بايگاني به خوبي نشان مي دهد در روش قديمي و کاغذي احتمال گم شدن، پاره يا پوسيده شدن، يا حتي جعل شدن فاکتور و حسابرسي ها است. اما امروزه در روش هاي نرم افزاري حسابداري به همراه برنامه هاي جانبي اي که از اطلاعات و داده هاي موجود محافظت مي کنند، خطر از دست دادن اطلاعات حساب ها بسيار پايين آمده است.
به علاوه، نرم افزارهاي حسابداري، پيشرفت هاي تکنولوژيک ديگري هم به همراه خود مي آورند. مثلاديگر مجبور نيستيم هر فاکتور يا رسيد را چاپ کنيم و تک تک به دست افراد برسانيم، بلکه در عوض مي توانيم رسيدها را با پست الکترونيکي به افراد مربوطه بفرستيم. اين کار دو مزيت دارد: اول اينکه يک نسخه از اطلاعات حسابرسي در ايميل شرکت نگهداري مي شود. ثانيا، خريد و فروش هاي اينترنتي در کنار فاکتورها و رسيدهاي الکترونيکي، شرکت را يک پله به جلو مي برد و سازمان مان زبانزد مشتريان و ساير شرکت هاي رقيب مي شود. خود ما هستيم که پرستيژ کاري مان را تعيين مي كنيم. حتي اگر ساير شرکت ها به اين روش هاي نوين عادت نداشته باشند، ما مي توانيم جزو اولين ها باشيم و اين روش ها را رواج دهيم. به علاوه، روش هاي نرم افزاري و اينترنتي حسابداري يک نمونه هم آشکار براي پايين آمدن هزينه هاي پست و پيک است. فقط بايد سعي کنيم نسبت به اين پيشرفت هاي تکنولوژيک گشوده باشيم و از تغيير عادات کاري مان نترسيم.
2. از افراد کارآمد براي پست حسابداري استفاده کنيد.
صرف استفاده از نرم افزارهاي حسابداري شرکت شما را از سرنوشت بد نجات نمي دهد. حسابداري به نظر ساده مي آيد. همه فکر مي کنند حسابداري همان جمع و تفريق ساده است و حسابدار کسي است که صرفا با اعداد سر و کار دارد. مديران نيز همين عوامل را در انتخاب حسابدار مد نظر قرار مي دهند. گاهي حسابدارها باتجربه هستند، اما از تکنولوژي دور شده اند و با روش هاي قديمي تر اخت هستند. گاهي هم افراد تازه کار با تکنولوژي آشنا هستند اما هيچ تجربه کاري ندارند و از پس حسابرسي هاي پيچيده بر نمي آيند. توصيه مي شود مديران مسير ميانه را انتخاب کنند و حسابدار هايي را به خدمت بگيرند که از هر دو خصوصيت (تجربه و نوآوري) به قدر کافي برخوردار هستند. يعني کسي بايد مشغول به کار حسابداري باشد که در اين زمينه تجربه دارد و به علاوه مي تواند با تکنولوژي نيز پيش بيايد. اگر شرکت نتوانست فرد مناسب را به خدمت بگيرد، مي توان با اندکي هزينه گري افراد لايق را آموزش داد تا فقدان هاي بخش حسابداري جبران شوند. اگر شرکت نمي تواند آموزش ضمن خدمت را براي همه کارکنان فراهم کند، آموزش و تربيت تنها يک حسابدار کارآمد براي شرکت کافي است. باقي افراد مشغول در اين بخش مي توانند توسط همان فرد خبره آموزش ببيند. مديران عموما بر اين باورند که آموزش هاي ضمن خدمت آن هم در حيطه حسابداري و بايگاني اغلب هزينه گري بيهوده است. آنها فراموش مي کنند که همين بخش حسابداري که به نظر ساده مي آيد مي تواند در برخي اوقات شرکت را ورشکست کند. پس يک بار هزينه گري بهتر از زيان دادن بي وقفه به خاطر حسابداري ضعيف است.
3. حسابداري ناکارآمد همان آتش زدن اسکناس است.
ابداع راهکار کمي دشوار است و ترک عادت و خلق عادات جديد دشوارتر. تنها 19 درصد انسان هايي که در مشکلات شان به راه حل مي رسند، مي توانند آن را عملي کنند. پس بهتر است دست به کار شويد و از همين حالابه بايگاني و ثبت حساب هاي شرکت نظم بدهيد. آيا تا به حال شده هر ماه در حساب هاي شرکت دچار اشتباه شويد و رسيدها با خرج ها مطابق نباشند؟ اگر اين اتفاق برايتان بسيار مي افتد يک اسکناس 5 دلاري، يا 10 دلاري، يا حتي 100 دلاري برداريد و آتش بزنيد و خوب به آن نگاه کنيد. خوب نگاه کنيد، چون اين همان کاري است که هر ماه داشتيد مي کرديد. يعني عدم رسيدگي صحيح به حساب ها و بعد هدر دادن سرمايه شرکت. اين تلفات هر چقدر هم که کم باشند، اما روي هم سرمايه عظيمي را از ما مي ربايند. پس پيش از آنکه تصادف کنيد، با ديدن موانع به ظاهر کوچک، چشمان تان را باز کنيد و با دقت و تبحر بيشتري حساب شرکت را به دست بگيريد. وگرنه ماشين مسابقه اي که با قيمت گزافي تهيه کرده بوديد (يعني همان کسب وکارتان در مسير پيشرفت)، يکباره منفجر مي شود. انگار همه اسکناس ها را با هم آتش زده باشيم.
4. حساب ها را در معرض عموم قرار دهيد.
شايد با اين کار احساس امنيت نکنيد. اما بر عکس، شما با اين کار رقباي کاري تان را از اهداف بلند مدت و کوتاه مدت و نيز مقاصد مالي تان آگاه مي کنيد. اعلام عمومي حساب ها و حسابرسي ها در يک وبلاگ يا چيزي شبيه به آن دو فايده کلي دارد. اول اينکه به رقبا نشان مي دهيد که چقدر در حسابداري پيشرفته، تکنولوژيک و منظم هستيد. يادتان نرود، اين حس خوبي به رقبا نمي دهد و آنها فکر مي کنند خيلي از شما عقب هستند، در حالي كه صرفا حساب هاي شرکت را در معرض ديد قرار داده ايد.
دوم اينکه با اين کار اهداف مالي و اعتباري شرکت را براي کارکنان تان و ديگر شرکت ها به نمايش مي گذاريد. در اين صورت کارکنان جزئيات کار خودشان را جلوي چشمان دارند و مي دانند تحت قضاوت عمومي نيز هستند. در اين گزارش مالي عمومي حتما ذکر کنيد که اطلاعات صفحه را هر ماه يا دو ماه يکبار به روز خواهيد کرد. اين کار هم خود شما را مجبور به ادامه فرآيند حسابداري پيوسته و مرتب وادار مي کند، هم رقبا يا ساير بينندگان آن وبلاگ را همچون مخاطبان دائمي شرکت به دنبال روند حساب ها مي کشانيد. اين کار به شهرت شرکت تان هم کمک خواهد کرد.
يادمان باشد رسيدگي و توجه به همه جنبه ها و بخش هاي کار براي پيشرفت کلي ما در کسب و کار ضروري است. پس هيچ موردي را از قلم نيندازيم.
منبع:magiran.com